El Tribunal Registral Administrativo desde diciembre del año 2014 inició el proceso de construcción de su nueva Sede por medio del - Fideicomiso Inmobiliario Tribunal Registral Administrativo / Banco de Costa Rica 2014.
Que la recepción preliminar del edificio se dio en mayo de 2018, y la finalización del fideicomiso total en donde se cargaron los últimos costos capitalizables del inmueble se dio hasta el 19 de diciembre de 2018, pues era la fecha final de terminación del plazo del fideicomiso, lo cual se dio en apego de la más estricta planificación que requiere un proyecto de este tipo y que derivó del propio ciclo de gestión, construcción y cierre de las acciones vinculadas al fideicomiso inmobiliario, así como del finiquito de los diferentes contratos, órganos de control vinculados y devolución del remanente de los fondos financieros.
Que uno de los aspectos más significativos y complejos correspondió al proceso de registro y rectificación de los costos del inmueble, mobiliario y equipo, en donde se tuvo que realizar el registro y rectificación de inventario de un total de 718 nuevos bienes, además de la clasificación contable correspondiente, la cuantificación de sus valores históricos y depreciaciones acumuladas desde el momento en que dichos bienes cumplían con lo correspondiente para su reconocimiento, además se cumplió con realizar la toma física de cada uno de los bienes, y el plaqueo que debe de constar para la vinculación con el Sistema de Bienes del Ministerio de Hacienda en concordancia con el Sistema de Administración Financiera Integrado que utiliza este Tribunal.
Se destacan en este proceso las actividades de:
Detallar el costeo histórico de los bienes, determinando los datos respectivos que deben de constar en el SIBINET: marca, modelo, serie, vida útil.
Realizar la revisión física de los activos, además de realizar el proceso de plaqueo y registro en el SIBINET, antes de cargar al Sistema de Administración Financiera (SAF) del Tribunal Registral Administrativo.
Realizar una conciliación entre los registros del SIBINET y del Sistema de Administración Financiera del Tribunal Registral Administrativo, pues el SIBINET no fue desarrollado bajo una concepción de orden contable, sino de registro y control de bienes y es necesario realizar esta labor.
Se tuvo que realizar por parte de la Unidad de Administración del Proyecto la reclasificación de los costos finales del proyecto, aspecto que también tuvo que corregirse en los saldos inicialmente ingresados al SAF.
Se realizó la conciliación correspondiente a los registros de bienes y gastos de mantenimiento del terreno de construcción detallados por la Unidad de Administración del Proyecto y los registros contables del Tribunal en nuestros sistemas y el SIBINET.
Se realizó el cierre de la Inversión Patrimonial en el fideicomiso inmobiliario en absoluta concordancia con los registros de los Estados Financieros auditados del fideicomiso inmobiliario BCR-TRA2014 y los Estados Financieros de este Tribunal.
Que desde la gestión de la construcción del edificio, se previeron los datos que debían de obtenerse para realizar los cierres contables de este proceso de contabilización de todos los componentes del nuevo edificio del Tribunal, aspecto que claramente no fue trivial, es decir, no fue únicamente realizar un asiento, pues esta labor implicó la actualización y registro de los auxiliares respectivos, y datos finales del cierre, mismos que se obtuvieron el 19 de diciembre de 2018 y el plazo de gestión de toda la información contable era corto, sin embargo era imperativo registrarlos para que los mismos respondieran a las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NIC SP); aspectos que informamos a la Contabilidad Nacional del avance que íbamos teniendo por medio de correo electrónico, así como del avance en la asesoría en la implementación de NICSP llevada a cabo el año anterior.
Que parte del proceso de cierre del Fideicomiso lo fue, generar el último informe de la Auditoría Externa, pues los Estados Financieros del Fideicomiso correspondiente a los periodos: 2014 – 2015 – 2016 -2017 y el tramo final del proyecto del año 2018 citado supra, se obtuvieron opiniones limpias por parte de la empresa auditora.
Que debe hacerse la observación que, el Tribunal en el año 2018, estuvo sujeto a la Auditoría de Estados Financieros del periodo anterior, siendo estos también dictaminados con opinión limpia, que se suma además a los dos periodos anteriores, también escrutados por las auditorías externas, mismo que se han dictaminado con opiniones limpias para este Tribunal, resultados que han sido comunicados a la Contabilidad Nacional.
Que, si bien el Tribunal ha ido en un proceso de aplicación de desarrollo de las NIC SP, también hizo un esfuerzo adicional para que una Auditoría Externa pudiera realizar una revisión de lo avanzado en este campo y tener una visión objetiva de los alcances realizados, obteniendo resultados más que satisfactorios, de la cuales dimos a conocer la Contabilidad Nacional.
Que de todo lo anterior ha derivado, en un alto nivel de calidad de la información financiera generada por el Tribunal, pues se tiene un alto grado de certeza, veracidad y que la misma ha sido sujeta a evaluación externa e interna de la organización, aspecto que responde a una planificación de la gestión contable que revela registros útiles, confiables y verificables, de tal forma que su contenido que muestre la realidad de nuestras operaciones financieras.
Que la información brindada por este Tribunal cumple con la rendición de informes financieros que cubren la totalidad de las operaciones de la entidad en forma sistemática, histórica y cronológica, como ha sido la dinámica de los diferentes Estados Financieros presentados por el Tribunal.
Que a esto se suma el desarrollo e implementación del Sistema de Administración Financiera, que nos ha permitido no sólo implementar todos los componentes de las NIC SP, sino que también integró los diferentes procesos de planificación, presupuesto, tesorería, contratación administrativa y recientemente recursos humanos, ante la obsolescencia del Sistema Integra de Recursos Humanos donado por el Ministerio de Hacienda y que debió de migrarse a un nuevo Módulo de Recursos Humanos que se enlaza con el SAF del Tribunal para nuevamente garantizar la integridad de la operaciones financieras.
Que la gestión contable fue afectada por la fecha de cierre del fideicomiso inmobiliario, sin embargo a su vez demostramos que todo el proceso de calidad de la información contable ha cumplido con altos estándares de calidad, materializados en los Estados Financieros entregado del período contable 2018, que garantizan el cumplimiento de las NIC SP, evitando con ello que la Contabilidad Nacional requiera información que no haya sido presentada con la suficiencia respectiva, posterior a la entrega de cada trimestre, de lo cual debe quedar patente y que hemos informado oportunamente, por lo cual resulta importante documentar en nuestro expediente.
Que los Estados Financieros al 31 de diciembre de 2018 fueron enviados a la Contabilidad Nacional el 28 de febrero de 2019, por lo cual esto no denota un incumplimiento, sino una complejidad en el cierre de los mismos que derivó en una ruta crítica más compleja de los mismos, que se cumplió con el estándar de calidad en la gestión contable.
Que adicionalmente se indica que el Tribunal se encuentra al día con la presentación de los Estados Financieros del Primer Trimestre del Año 2019, mismos que fueron enviados a la Contabilidad Nacional el pasado 30 de abril de 2019 y que se encuentran debidamente publicados en nuestro sitio web del Tribunal en el link: https://www.tra.go.cr/listado-de-estados-financieros
